Jetzt auch in der Matrix42 Cloud

Service Catalog Plus

Mithilfe des Matrix42 Service Catalogs werden angebotene IT-Services in Unternehmen für Anwender zugänglich gemacht. Unser Custom Pack Service Catalog Plus erweitert den Standard-Funktionsumfang des Matrix42 Service Catalogs.

Dabei liegt der Fokus auf der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit sowie der Vereinfachung von Prozessen - ein großer Schritt in Richtung Shoppingerlebnis und einer damit verbundenen Steigerung des Anwendernutzens.

Unser Custom Pack besteht aus fünf Modulen, die Sie einzeln erwerben können. Die Funktionen und Abläufe der einzelnen Module sind aufeinander abgestimmt und greifen technisch nahtlos ineinander. Sie werden zudem kontinuierlich weiterentwickelt und sind update-sicher, d.h. auch nach einem Systemupdate stehen alle Funktionen wie gewohnt zur Verfügung.

Consulting4IT

Module im Überblick

Mitarbeiter Life Cycle

Mitarbeitereintritt/Onboarding

Der Prozess des Mitarbeitereintritts gehört aus Sicht des IT Service Managements zu den komplexesten und variantenreichsten Prozessen. Consulting4IT blickt auf eine Vielzahl an realisierten Workflows in diesem Bereich zurück.

Durch das Modul Mitarbeitereintritt/Onboarding können gewünschte Services, Geräte und Berechtigungen ganz einfach und flexibel über das Self Service Portal gebucht und Personaldaten erfasst werden. Sollten die Personaldaten bereits in der Organisation - beispielsweise in der Personalabteilung - vorhanden sein, kann die manuelle Erfassung durch eine automatische Datenübernahme ersetzt werden. Legen Sie Referenzrollen an, um weitere Automatisierungsschritte in den Prozess zu integrieren, beispielsweise die Zuweisung von Berechtigungen, Geräten oder Services. So ist alles bereit, wenn der neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen startet. Darüber hinaus wird die Kommunikation zwischen HR und den Fachabteilungen deutlich verbessert.

 

Mitarbeiteraustritt/Offboarding

Das Pendant zum Mitarbeitereintritt und der Abschluss des Mitarbeiter Lifecycles: der Mitarbeiteraustritt. Sobald ein Mitarbeiter die Organisation verlässt – sei es aufgrund eines Jobwechsels, dem Renteneintritt oder einer längeren Auszeit – müssen seine im Service Catalog gebuchten Services zurückgegeben werden.

Das Modul ermöglicht die automatisierte Abwicklung eines Mitarbeiteraustritts auf Grundlage vordefinierter Workflows und Prozesse. Der Account wird dabei nicht gelöscht, sondern lediglich deaktiviert. Dies ermöglicht es, bei Bedarf auf die Dokumentation zurückzugreifen. Auch eine Reaktivierung ist somit möglich, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise aus der Elternzeit oder einem Sabbatical zurückkommt.

Wird ein Austrittsdatum - vom Vorgesetzten oder der Personalabteilung - festgelegt, prüft das Tool im Hintergrund, welche Services dem Mitarbeiter zugeordnet sind und aktiviert die Rückabwicklung. Sobald diese erledigt wurde, erfolgt ein automatischer Eintrag. Der Offboarding-Prozess kann auch genutzt werden, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt.

Durch die Automatisierung des Austrittsprozesses entfallen halbherzig gepflegte Checklisten. Nichts wird vergessen - weder Assets noch Zugänge. Aufgrund der schnellen Abwicklung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, z.B. durch die rechtzeitige Kündigung von Lizenzen.

Passwort Self Service

Eine im IT-Support vieler Organisationen sehr häufig angefragte Serviceleistung: Das Zurücksetzen des Passwortes. Der scheinbar einfache Prozess birgt bei genauerer Betrachtung eine nicht zu unterschätzende Komplexität. Zum einen kennen IT-Mitarbeiter größerer Organisationen nicht alle Mitarbeiter persönlich. Daher ist nicht immer sofort klar, ob derjenige, der ein Passwort zurücksetzen möchte, tatsächlich der „Besitzer“ des Passwortes ist. Zum anderen kommt es immer wieder vor, dass außerhalb der Servicezeiten das Passwort zurückgesetzt werden soll.

Dieses Modul bietet dem Endanwender Hilfe zur Selbsthilfe: Der sogenannte „Passwort Self Service“ erlaubt Anwendern, fünf Sicherheitsfragen auszuwählen und sie im Verlustfall zu beantworten. Damit können sich Anwender, z.B. bei Kontosperrung, an jedem beliebigen Rechner mit Zugriff auf das Matrix42 Self Service Portal authentifizieren und das Passwort selbstständig - ohne Hilfe der IT-Abteilung - zurücksetzen.

Service Buchung plus

Der Mehrwert des Matrix42 Service Catalogs ist umso größer, je mehr Serviceleistungen dieser beinhaltet. Gerade in der Phase des Neuaufbaus eines Service Catalogs sind natürlich bereits Services beim Anwender im Einsatz, die noch nicht über den Catalog bestellt und genehmigt wurden. Deshalb ist eine Bedarfsermittlung zur automatisierten Nachbuchung von bereits bereitgestellten Services im Rahmen der Einführung des Service Catalogs unabdingbar.

Im Basisprodukt von Matrix42 existiert eine Kombination aus ASQL-Statements und Aktionen, die sich hinter der Dialogseite "Bedarfsermittlung" verbergen. Grundsätzlich können über diese Funktion alle Servicebuchungen nachgezogen werden. Jedoch erfordert diese Funktionalität tiefgreifendes technisches Wissen über die Verknüpfung einzelner Tabellen im Datenbankschema.

Durch das Modul "Service Buchung Plus" wird die Nachbuchung von bereits erbrachten Services erleichtert - sowohl bei der Einführung als auch im täglichen Betrieb des Service Catalogs ein echter Mehrwert. Dieser Baustein erlaubt einen automatisierten Eintrag der ASQL-Statements in allen relevanten Services. Auch die Mehrfachauswahl von Bestandsartikeln oder Softwareprodukten gestaltet sich sehr einfach.

Limited Service

Services, die über den Service Catalog bereitgestellt werden, sind in der Regel für einen unbegrenzten Nutzungszeitraum vorgesehen. Ein Ende der Bereitstellung erfolgt erst, wenn der Nutzer den bereitgestellten Service zurückgibt.

Das Modul "Limited Service" ermöglicht es, bestimmte Services nur für einen limitierten Zeitraum zur Verfügung zu stellen - ideal für Auszubildende oder Praktikanten, die nur kurze Zeit in einer Abteilung arbeiten, oder für abteilungsübergreifende Projektarbeiten. Beispiele sind unter anderem Berechtigungen wie lokale Administrationsrechte oder teure Softwareprodukte.

Bleiben Sie flexibel: Die Servicedauer kann entweder immer gleich sein oder durch den Besteller individuell angepasst werden - auch eine Verlängerungsoption ist möglich. Durch diesen Baustein wird der Matrix42 Systemstandard erweitert. Bisherige Abläufe bleiben unverändert. Die Rückgabe eines limitierten Services bereits vor Ablauf der Befristung ist jederzeit möglich. Falls dies nicht erfolgt, wird die Rückgabe zum Ende der Befristung automatisch durchgeführt.

APALIMA - Advanced Package Lifecycle Management

Die Zuweisung von Software über den Service Catalog in Kombination mit der Verteilung der Software mittels Empirum muss sowohl technische als auch organisatorische Belange berücksichtigen. So muss aus sicherheitsrelevanten und funktionalen Gründen eine Vielzahl unterschiedlicher Versionen einer Software installiert werden.

Im Gegensatz dazu möchte der Anwender - ohne eine erneute Servicebuchung - immer die neuste in der Organisation verfügbare Version nutzen. Das Modul "APALIMA" stellt sicher, dass Anwender bei der Bestellung einer Software automatisch die aktuelle Version installiert bekommen. Spätere Aktualisierungen der Software erfolgen auch ohne Neubestellung des Services.

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