Service Catalog Plus

Passwort Self Service

Eine im IT-Support vieler Organisationen sehr häufig angefragte Serviceleistung: Das Zurücksetzen des Passwortes. Der scheinbar einfache Prozess birgt bei genauerer Betrachtung eine nicht zu unterschätzende Komplexität. Zum einen kennen IT-Mitarbeiter größerer Organisationen nicht alle Mitarbeiter persönlich. Daher ist nicht immer sofort klar, ob derjenige, der ein Passwort zurücksetzen möchte, tatsächlich der „Besitzer“ des Passwortes ist. Zum anderen kommt es immer wieder vor, dass außerhalb der Servicezeiten das Passwort zurückgesetzt werden muss. Das Supportteam hält diesen Vorgang für vermeidbar und sieht die investierte Zeit als „verschwendet“ an.

Dieser Baustein bietet dem Endanwender Hilfe zur Selbsthilfe: Der sogenannte „Passwort Self Service“ erlaubt Anwendern fünf Sicherheitsfragen auszuwählen und sie im Verlustfall zu beantworten. Damit können sich Anwender z.B. bei Kontosperrung an jedem beliebigen Rechner mit Zugriff auf das Matrix42 Self Service Portal authentifizieren und das Passwort selbstständig - ohne Hilfe der IT-Abteilung - zurücksetzen.

Service Buchung plus

Der Mehrwert des Matrix42 Service Catalogs ist umso größer, je mehr Serviceleistungen dieser beinhaltet. Gerade in der Phase des Neuaufbaus eines Service Catalogs sind natürlich bereits Services beim Anwender im Einsatz, die noch nicht über den Catalog bestellt und genehmigt wurden. Deshalb ist eine Bedarfsermittlung zur automatisierten Nachbuchung von bereits bereitgestellten Services im Rahmen der Einführung des Service Catalogs unabdingbar.

Im Basisprodukt von Matrix42 existiert eine Kombination aus ASQL-Statements und Aktionen, die sich hinter der Dialogseite Bedarfsermittlung verbergen. Grundsätzlich können über diese Funktion alle Servicebuchungen nachgezogen werden. Jedoch erfordert diese Funktionalität tiefgreifendes technisches Wissen über die Verknüpfung einzelner Tabellen im Datenbankschema.

Durch den Baustein "Service buchung Plus" wird die Nachbuchung von bereits erbrachten Services erleichtert - sowohl bei der Einführung, als auch im täglichen Betrieb des Service Catalogs ein echter Mehrwert. Dieser Baustein erlaubt einen automatisierten Eintrag der ASQL-Statements in allen relevanten Services. Auch die Mehrfachauswahl von Bestandsartikeln oder Softwareprodukten gestaltet sich sehr einfach.

Limited Service

Services, die über den Service Catalog bereitgestellt werden, sind in der Regel für einen unbegrenzten Nutzungszeitraum vorgesehen. Ein Ende der Bereitstellung erfolgt erst, wenn der Nutzer den bereitgestellten Service zurückgibt.

Der Baustein "Limited Service" ermöglicht es, bestimmte Services nur für einen limitierten Zeitraum zur Verfügung zu stellen - ideal für Auszubildende oder Praktikanten, die nur kurze Zeit in einer Abteilung arbeiten, oder für abteilungsübergreifende Projektarbeiten. Beispiele sind unter anderem Berechtigungen wie lokale Administrationsrechte oder teure Softwareprodukte.

Bleiben Sie flexibel: Die Servicedauer kann entweder immer gleich sein oder durch den Besteller individuell angepasst werden - auch eine Verlängerungsoption ist möglich. Durch diesen Baustein wird der Matrix42 Systemstandard erweitert. Bisherige Abläufe bleiben unverändert, die Rückgabe eines limitierten Service bereits vor Ablauf der Befristung ist jederzeit möglich ist. Falls dies nicht erfolgt, wird die Rückgabe zum Ende der Befristung automatisch durchgeführt.

APALIMA - Advanced Package Lifecycle Management

Die Zuweisung von Software über den Service Catalog in Kombination mit der Verteilung der Software mittels Empirum muss sowohl technische als auch organisatorische Belange berücksichtigen. So muss aus sicherheitsrelevanten und funktionalen Gründen eine Vielzahl unterschiedlicher Versionen einer Software installiert werden.

Im Gegensatz dazu möchte der Anwender - ohne eine erneute Servicebuchung - immer die neuste in der Organisation verfügbare Version nutzen. Der Baustein "APALIMA" stellt sicher, dass Anwender bei der Bestellung einer Software automatisch die aktuelle Version installiert bekommen. Spätere Aktualisierungen der Software erfolgen auch ohne Neubestellung des Services.

Mitarbeiteraustritt/Offboarding

Das Pendant zum Mitarbeitereintritt und der Abschluss des Mitarbeiter Lifecycles: der Mitarbeiteraustritt. Sobald ein Mitarbeiter die Organisation verlässt – sei es aufgrund eines Jobwechsels oder einer längeren Auszeit – müssen seine im Service Catalog gebuchten Services zurückgegeben werden.

Dieser Baustein ermöglicht die automatisierte Abwicklung eines Mitarbeiteraustritts auf Grundlage vordefinierter Workflows und Prozesse. Der Account wird dabei nicht gelöscht, sondern lediglich deaktiviert. Dies ermöglicht es, bei Bedarf auf die Dokumentation zurückzugreifen. Auch eine Reaktivierung ist somit möglich, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise aus der Elternzeit oder einem Sabbatical zurückkommt.

Wird ein Austrittsdatum -  vom Vorgesetzte oder von der Personalabteilung - festgelegt, prüft das Tool automatisch im Hintergrund, welche Services dem Mitarbeiter zugeordnet sind und aktiviert die Rückabwicklung. Sobald diese erledigt wurde, erfolgt ein automatischer Eintrag. Der Offboarding-Prozess kann auch genutzt werden, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt.

Durch die Automatisierung des Austrittsprozesses entfallen halbherzig gepflegte Checklisten. Nichts wird vergessen - weder Assets noch Zugänge. Aufgrund der schnellen Abwicklung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, z.B. durch die rechtzeitige Kündigung von Lizenzen.