Service Catalog Plus

Mit Hilfe des Service Catalog der Matrix42 werden in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen die angebotenen IT Services für die Anwender zugänglich gemacht. Durch das Custom Pack Service Catalog plus wird der Standard Funktionsumfang rein konfigurativ deutlich erweitert, das System bleibt jedoch updatesicher. 

Die Funktionen und Abläufe der einzelnen Bausteine im Custom Pack sind aufeinander abgestimmt und greifen auch technisch nahtlos ineinander. Das Custom Pack wird kontinuierlich weiterentwickelt, sodass auch nach einem Systemupdate alle Funktionen wie gewohnt zur Verfügung stehen. 

Das Custom Pack Service Catalog plus der Consulting4IT beinhaltet eine Vielzahl an Bausteinen mit dem Schwerpunkt der Verbesserung der Usability, eine Vereinfachung des Prozesses und somit eine Steigerung des Nutzes der User - ein großer Schritt in Richtung Shopping Erlebnis. 

Mitarbeitereintritt

Der Prozess des Mitarbeitereintritts gehört aus Sicht des IT Service Management zu den komplexesten und variantenreichsten Prozessen. Consulting4IT blickt auf eine Vielzahl an realisierten Workflows zurück.

Durch den Baustein Mitarbeitereintritt können die notwendigen Bestandteile des variantenreichen Prozesses flexibel abgebildet werden. Hierfür können die gewünschten Services, Geräte und Berechtigungen ganz einfach über das Self Service Portal gebucht und Personaldaten erfasst werden.

Die Lösung basiert auf einem Formular, über das die Personaldaten erfasst werden. Sollten diese bereits in der Organisation vorhanden sein (z.B. Personalabteilung), kann die manuelle Erfassung durch eine automatische Datenübernahme ersetzt werden. Es können auch Referenzrollen angelegt werden, um weitere Automatisierungsschritte, wie zum Beispiel die Zuweisung von Berechtigungen, Geräten oder Services auf Basis einer Referenzrolle in den Prozess integriert werden.

Passwort Self Service

Eine in vielen Organisationen sehr häufig im IT Support angefragte Serviceleistung ist das Zurücksetzen des Passwortes. Der scheinbar einfache Prozess birgt bei genauerer Betrachtung eine nicht zu unterschätzende Komplexität. Zum einen kennt in größeren Organisationen der IT-Mitarbeiter nicht mehr alle Mitarbeiter persönlich. Daher kann er nicht sicher sein, dass derjenige, der ein Passwort zurückgesetzt haben will, tatsächlich der „Besitzer“ des Passwortes ist.

Zweitens kommt es immer wieder vor, dass außerhalb der Service Zeiten das Passwort zurückgesetzt werden soll. Nicht zuletzt empfindet die IT-Organisation den Vorgang aus ihrer Sicht als vermeidbar und sieht die eigene Zeit durch den Kunden als fahrlässig „verschwendet“ an.

Der Baustein Passwort Self Service bietet dem Endanwender Hilfe zur Selbsthilfe. Er erlaubt, dass der Anwender aus einer Auswahl von beliebig vielen Sicherheitsfragen fünf auswählt und diese im Verlustfall beantwortet. Damit kann sich der Anwender z.B. bei Kontosperrung an jedem beliebigen Rechner mit Zugriff auf das Matrix42 Self Service Portal authentifizieren und das Passwort selbstständig zurücksetzen.

Service Buchung plus

Der Mehrwert des Matrix42 Service Catalog ist umso größer, je mehr Serviceleistungen der Catalog beinhaltet. Gerade in der Phase des Neuaufbaus eines Service Catalogs sind natürlich bereits Services beim Anwender im Einsatz, die noch nicht über den Catalog bestellt und genehmigt wurden. Deshalb ist eine Bedarfsermittlung zur automatisierten Nachbuchung von bereits bereitgestellten Services im Rahmen der Einführung des Catalogs unabdingbar.

Im Basisprodukt der Matrix42 existiert eine Kombination aus ASQL-Statements und Aktionen, die sich hinter der Dialogseite „Bedarfsermittlung“ verbergen. Grundsätzlich können über diese Funktion alle Servicebuchungen nachgezogen werden. Jedoch erfordert diese Funktionalität tiefgreifendes technisches Wissen über die Verknüpfung der einzelnen Tabellen im Datenbankschema vom Systemnutzer (IT-Mitarbeiter).

Der Baustein Servicebuchung plus erleichtert die Nachbuchung von bereits erbrachten Services - bei der Einführung, aber auch im täglichen Betrieb des Service Catalog ein echter Mehrwert! Er erlaubt einen automatisierten Eintrag der ASQL Statements in allen relevanten Services. Außerdem können mehrere Bestandsartikel oder Softwareprodukte sehr einfach ausgewählt werden.

Limited Service

Services, die über den Service Catalog bereitgestellt werden, sind in der Regel für einen unbegrenzten Nutzungszeitraum vorgesehen. Ein Ende der Bereitstellung erfolgt erst, wenn der Service Empfänger den bereitgestellten Service zurückgibt.

Der Baustein Limited Services bietet nun auch die Funktion bestimmte Services nur für einen limitierten Zeitraum zur Verfügung zu stellen. Berechtigungen (z.B. lokale Administrationsrechte), teure Softwareprodukte oder externe Mitarbeiter, die im Rahmen eines Projektes eingesetzt werden, sind Beispiele für limitierte Services.

Der Baustein Limited Service bringt Flexibilität in die Buchung der Services. Die Services können immer die gleiche Befristung haben oder durch den Besteller individuell angefordert werden. Auch eine Verlängerungsoption ist möglich.

Durch Limited Service wird der Matrix42 Systemstandard erweitert, die bisherigen Abläufe jedoch nicht verändert, sodass eine „gewöhnliche“ Rückgabe eines limitierten Service bereits vor Ablauf der zeitlichen Befristung jederzeit möglich ist. Falls das jedoch nicht erfolgt, wird die Rückgabe zum Zeitpunkt der Befristung automatisch ausgeführt. 

APALIMA - Advanced Package Lifecycle Management

Die Zuweisung von Software über den Service Catalog in Kombination mit der Verteilung der Software mittels Empirum muss sowohl technische als auch organisatorische Belange berücksichtigen. So bestimmen die technischen Erfordernisse, dass aus sicherheitsrelevanten und funktionalen Gründen eine Vielzahl unterschiedlichen Versionen installiert werden müssen.

Im Gegensatz dazu möchte der Anwender, ohne eine erneute Service Buchung tätigen zu müssen, immer die neuste in der Organisation verfügbare Version nutzen.

Der Baustein APALIMA stellt sicher, dass der Anwender bei der Bestellung eines Software Services, wie zum Beispiel Office Standard, automatisch die aktuelle Version erhält. Spätere Aktualisierungen der Software erfolgen auch ohne Neubestellung des Service. Gleichzeitig bleibt aber auch die Option erhalten bei der Rückgabe des Service eine ältere Version zu deinstallieren.

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