Wie effizientes Asset Management gelingen kann

Es gleicht einem Flohzirkus außer Rand und Band: Die Situation im Asset Management. Denn Geräte und sonstige IT-Hardware wechseln häufiger den Besitzer als man Asset sagen kann.

Ob im Büro, in flexiblen Arbeitsumgebungen oder im Homeoffice – Asset-Verantwortliche stehen vor der schwierigen Aufgabe, in diesem Zustand permanenter Veränderung alles ordentlich zu dokumentieren und zu verwalten. Obwohl für die Dokumentation in der Regel teure Software-Lösungen zur Verfügung stehen, bleibt die Datenqualität in vielen Unternehmen mangelhaft. Denn es fehlt schlichtweg an Möglichkeiten und Zeit, Änderungen regelmäßig und korrekt zu erfassen.

Die jährliche Inventur wird somit zu einer in höchstem Maße stressigen Angelegenheit, vor der jedem Asset- und Fieldmanager graut. Schließlich bedeutet diese nicht nur eine Unmenge an Arbeit. Darüber hinaus müssen die Verantwortlichen auch einer Unzahl an Datenleichen und fehlenden Assets ins Gesicht blicken, diese ihren Vorgesetzten erklären und zudem im System erfassen, aus- oder umbuchen. Das alles verursacht Aufwand, Kosten und eine Menge Stress. Einmal ganz abgesehen von den verborgenen Kostenfallen, die durch totes Kapital erzeugt werden: Beispielsweise unnötige Neuanschaffungen, obwohl entsprechende Geräte bereits vorhanden und lediglich nicht korrekt erfasst sind.

Doch wie kann man dieses Problem lösen? Oder besser noch: Es vermeiden, bevor es entsteht?

Unter Berücksichtigung und gewissenhafter Ausführung dieser Tipps sollte Ihr Asset Management bereits eine spürbare Verbesserung erfahren. Doch auch die Beachtung all dieser Punkte kann unter Umständen noch nicht ausreichend sein, um das unternehmensinterne Asset Management wirklich effizient auszuführen.

Liegt es da nicht auf der Hand, ein Gerät zu nutzen, mit dem man all diese verstreuten und sprunghaften Assets einfach einscannen kann? Ein handlicher Scanner, mit dem man von Raum zu Raum wandert und sämtliche Geräte direkt anhand des Barcodes erfasst? Das ist im Grunde so einfach wie genial.

Natürlich, die komplette Arbeit abnehmen kann ein solches Gerät nicht – schließlich kann es bei aller KI und Robotik zurzeit noch nicht eigenständig durch die Räume fliegen. Doch als Fieldmanager ist man ohnehin ständig auf Achse, um bei Kolleginnen und Kollegen nach dem Rechten zu sehen, Bildschirme zu kalibrieren, den Drucker einzurichten oder ähnliches. Mit einem Asset-Scanner am Gürtel ist es ein Leichtes, dabei nebenbei auch kurz die Geräte im jeweiligen Büro zu scannen. Auf diese Weise könnte das System laufend mit aktuellen Daten zu Standort und Zustand von Assets gefüttert werden. Das Ergebnis: Eine sogenannte „Ongoing Inventur“ und damit ein wesentlich aktuelleres und korrekteres Abbild der Asset-Situation im Unternehmen.  

Tipp: Noch einfacher und effektiver wird es, wenn Büros, Lager und sonstige Räumlichkeiten, in denen normalerweise Assets aufzufinden sind, ebenfalls mit einem QR-Code versehen werden. So kann der Mitarbeiter auch direkt den richtigen Raum zu den Assets einscannen und es kommt nicht zu Verwechslungen oder falschen Raumangaben.

Ein solcher Scanner ermöglicht es Mitarbeitern – vom Azubi bis zum Field Manager – Assets schnell und einfach digital zu erfassen. Manuelles Eintragen von Informationen oder Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an. Die Vorgehensweise ist simpel: Durch das Scannen der Barcodes an den Assets werden die entsprechenden Informationen direkt in das Asset Management System übertragen. Dort kann ein Abgleich mit den erwarteten Daten pro Raum oder Bereich erfolgen, um zu überprüfen, ob alle registrierten Geräte an ihrem vorgesehenen Ort sind. Falls ein Asset fehlt oder ein bisher nicht vermerktes Gerät auftaucht, kann dieses sofort registriert werden. Verlorene Schätze werden aufgespürt und wieder in die produktive Nutzung gebracht, was unnötige Neuanschaffungen überflüssig macht.