von Linda Schmittner

Asset Management

Wie effizientes Asset Management gelingen kann

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Assets, Laptops auf einem Tisch

Es gleicht einem Flohzirkus außer Rand und Band: Die Situation im Asset Management. Denn Geräte und sonstige IT-Hardware wechseln häufiger den Besitzer als man Asset sagen kann.

Ob im Büro, in flexiblen Arbeitsumgebungen oder im Homeoffice – Asset-Verantwortliche stehen vor der schwierigen Aufgabe, in diesem Zustand permanenter Veränderung alles ordentlich zu dokumentieren und zu verwalten. Obwohl für die Dokumentation in der Regel teure Software-Lösungen zur Verfügung stehen, bleibt die Datenqualität in vielen Unternehmen mangelhaft. Denn es fehlt schlichtweg an Möglichkeiten und Zeit, Änderungen regelmäßig und korrekt zu erfassen.

Die jährliche Inventur wird somit zu einer in höchstem Maße stressigen Angelegenheit, vor der jedem Asset- und Fieldmanager graut. Schließlich bedeutet diese nicht nur eine Unmenge an Arbeit. Darüber hinaus müssen die Verantwortlichen auch einer Unzahl an Datenleichen und fehlenden Assets ins Gesicht blicken, diese ihren Vorgesetzten erklären und zudem im System erfassen, aus- oder umbuchen. Das alles verursacht Aufwand, Kosten und eine Menge Stress. Einmal ganz abgesehen von den verborgenen Kostenfallen, die durch totes Kapital erzeugt werden: Beispielsweise unnötige Neuanschaffungen, obwohl entsprechende Geräte bereits vorhanden und lediglich nicht korrekt erfasst sind.

Doch wie kann man dieses Problem lösen? Oder besser noch: Es vermeiden, bevor es entsteht?

 

Tipps für ein funktionierendes Asset Management

  • Klare Richtlinien und Verantwortlichkeiten festlegen: Definieren Sie klare Richtlinien für die Verwaltung und Nutzung von Assets in Ihrem Unternehmen. Legen Sie fest, wer für welchen Bereich oder Raum verantwortlich ist, um eine klare Zuordnung zu ermöglichen.
  • Schulungen und Sensibilisierung: Führen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter durch, um sie über die Bedeutung des Asset Managements zu informieren und ihnen die Nutzung des Systems zu erklären. Sensibilisieren Sie sie für die Auswirkungen von ineffizientem Asset Management auf das Unternehmen.
  • Regelmäßige Inventur durchführen: Planen Sie regelmäßige Inventuren, um den aktuellen Stand Ihrer Assets zu überprüfen.
  • Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen: Implementieren Sie automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen im Asset Management System, um Mitarbeiter an bevorstehende Wartungsarbeiten, Überprüfungen oder Updates zu erinnern. Dadurch werden wichtige Aufgaben nicht vergessen oder übersehen.
  • Integration mit anderen Systemen: Prüfen Sie die Möglichkeit, Ihr Asset Management System an andere unternehmensinterne Systemen anzubinden, wie z.B. dem IT Service Management oder der Inventarverwaltung. Dadurch können Sie den Datenfluss verbessern und Prozesse automatisieren.
  • Verlust- und Diebstahlschutz: Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um den Verlust oder Diebstahl von Assets zu verhindern. Verwenden Sie beispielsweise Sicherheitsetiketten oder RFID-Technologie, um Assets zu kennzeichnen und deren Standort nachzuverfolgen.
  • Datenanalyse und Reporting: Nutzen Sie die Daten in Ihrem Asset Management System, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Analysieren Sie beispielsweise Nutzungstrends, Wartungszyklen oder Kosten, um fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

 

Unter Berücksichtigung und gewissenhafter Ausführung dieser Tipps sollte Ihr Asset Management bereits eine spürbare Verbesserung erfahren. Doch auch die Beachtung all dieser Punkte kann unter Umständen noch nicht ausreichend sein, um das unternehmensinterne Asset Management wirklich effizient auszuführen.

Gibt es da nicht was von Ratiopharm?

Leider nein – Höchstens die Kopfschmerztablette, wenn mal wieder eine der grauenvollen Inventuren ansteht oder im System vorne und hinten nichts stimmt. Allerdings, ein Ansatz zeigt enormes Potenzial und beweist sich bereits in der Praxis. Dabei geht es weniger um eine reine Software-Lösung. Stattdessen liegt die Lösung zum Asset-Glück in einer Kombination aus Hardware und Softwareintegration. Eigentlich ist es mehr als plausibel – Schließlich geht es ja darum, Hardware zu erfassen und ihren Bestand sowie Zustand laufend aktuell zu halten.

MALM, der Scanner für Assets

Liegt es da nicht auf der Hand, ein Gerät zu nutzen, mit dem man all diese verstreuten und sprunghaften Assets einfach einscannen kann? Ein handlicher Scanner, mit dem man von Raum zu Raum wandert und sämtliche Geräte direkt anhand des Barcodes erfasst? Das ist im Grunde so einfach wie genial.

Ongoing Inventur – Bestandserfassung nebenbei

Natürlich, die komplette Arbeit abnehmen kann ein solches Gerät nicht – schließlich kann es bei aller KI und Robotik zurzeit noch nicht eigenständig durch die Räume fliegen. Doch als Fieldmanager ist man ohnehin ständig auf Achse, um bei Kolleginnen und Kollegen nach dem Rechten zu sehen, Bildschirme zu kalibrieren, den Drucker einzurichten oder ähnliches. Mit einem Asset-Scanner am Gürtel ist es ein Leichtes, dabei nebenbei auch kurz die Geräte im jeweiligen Büro zu scannen. Auf diese Weise könnte das System laufend mit aktuellen Daten zu Standort und Zustand von Assets gefüttert werden. Das Ergebnis: Eine sogenannte „Ongoing Inventur“ und damit ein wesentlich aktuelleres und korrekteres Abbild der Asset-Situation im Unternehmen.  

Tipp: Noch einfacher und effektiver wird es, wenn Büros, Lager und sonstige Räumlichkeiten, in denen normalerweise Assets aufzufinden sind, ebenfalls mit einem QR-Code versehen werden. So kann der Mitarbeiter auch direkt den richtigen Raum zu den Assets einscannen und es kommt nicht zu Verwechslungen oder falschen Raumangaben.

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Die Vorteile des Asset-Scanners

Ein solcher Scanner ermöglicht es Mitarbeitern – vom Azubi bis zum Field Manager – Assets schnell und einfach digital zu erfassen. Manuelles Eintragen von Informationen oder Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an. Die Vorgehensweise ist simpel: Durch das Scannen der Barcodes an den Assets werden die entsprechenden Informationen direkt in das Asset Management System übertragen. Dort kann ein Abgleich mit den erwarteten Daten pro Raum oder Bereich erfolgen, um zu überprüfen, ob alle registrierten Geräte an ihrem vorgesehenen Ort sind. Falls ein Asset fehlt oder ein bisher nicht vermerktes Gerät auftaucht, kann dieses sofort registriert werden. Verlorene Schätze werden aufgespürt und wieder in die produktive Nutzung gebracht, was unnötige Neuanschaffungen überflüssig macht.

Asset-Scanner - Vorteile auf einen Blick

 

  1. Zeitersparnis:

    Durch das Scannen von Assets können Informationen schnell erfasst und in das System übertragen werden, ohne aufwendige manuelle Eingaben oder tagelange, mühselige Inventuren.

  2. Datenintegrität:

    Die automatische Übertragung der gescannten Informationen reduziert das Risiko von Tippfehlern und gewährleistet eine höhere Datenqualität.

  3. Echtzeit-Updates:

    Durch den sofortigen Abgleich mit den erwarteten Daten im System können Abweichungen und Veränderungen in Echtzeit erkannt und behoben werden.

  4. Bestandskontrolle:

    Der Asset-Scanner ermöglicht eine genaue Bestandskontrolle, indem er sicherstellt, dass alle erfassten Assets vorhanden und an ihrem vorgesehenen Standort sind.

  5. Kostenreduktion:

    Durch das Auffinden vermeintlich verlorener Assets und die Vermeidung unnötiger Neuanschaffungen können erhebliche Kosten eingespart werden.

  6. Effizientes Onboarding:

    Beim Hinzufügen neuer Assets können diese schnell und einfach gescannt und mit den Lieferantenlisten abgeglichen werden, um einen reibungslosen Onboarding-Prozess zu gewährleisten.

 

Zusammengefasst: Mit einem Asset-Scanner können Mitarbeiter aller Hierarchieebenen, vom Azubi bis zum Field Manager, Assets mühelos und präzise erfassen. Durch das Scannen der Barcodes der einzelnen Assets werden alle relevanten Informationen automatisch in das Asset Management System übertragen, abgeglichen und angepasst. Neubestände können erheblich einfacher und schneller erfasst werden. Totkapital wird vermieden, Kosten gespart. Standort und Zustand aller Assets sind transparent, wodurch diese auch wesentlich effizienter eingeplant werden können, beispielsweise bei Ein- oder Austritt sowie Positionswechseln von Mitarbeitern.

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Fazit – Asset Management als Gesamtlösung

In der modernen Unternehmens-Welt, in der Assets ständig in Bewegung sind, bietet ein gut durchdachtes Asset Management System in Kombination mit einem praktischen Asset-Scanner erhebliche Vorteile für Unternehmen. Die effiziente Erfassung, Verwaltung und Verfolgung von Assets ermöglicht einen besseren Überblick, eine höhere Datenqualität und eine effektivere Ressourcennutzung. Durch die Implementierung der genannten Lösungsansätze und die Beachtung der Tipps können IT-Leiter, Administratoren, CIOs und Field Manager den Aufwand und die Herausforderungen des Asset Managements deutlich reduzieren.

Es lohnt sich also, das Asset Management als Gesamtlösung zu betrachten, die schlüssig ineinandergreift. Und entsprechend zu handeln. Eine passende Software inklusive Asset-Scanner ist dabei längst kein Wunschgedanke mehr  – eine entsprechende Lösung ist bereits erhältlich.

Sollten Sie darüber hinaus auch Ihr Asset Management System und ihre Prozesse anpassen wollen, beraten wir Sie hierzu gerne.

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