von Linda Schmittner

Experteninterview - Bengt Preuß

Im Rahmen unserer Experteninterviews haben wir dieses Mal mit Bengt Preuß, Principle Consultant Projekt und Methodik bei Consulting4IT, über  seine Berufserfahrungen und seinen Beitrag zum Analyse Depot gesprochen.

Mit seiner langjährigen IT-Erfahrung und der Entwicklung praxisorientierter Lösungen hat er entscheidend dazu beigetragen, unser Analyse Depot für Matrix42 zu entwickeln. Im Gespräch erzählt er von seinem Werdegang, seiner Motivation und den Möglichkeiten, die das Analyse Depot bietet.

Bengt, wie bist du ursprünglich zur IT gekommen, und wann bist du zur Consulting4IT gestoßen?

Die Begegnung mit der IT ist schon eine ganze Weile her – ich bin eigentlich Maschinenbauingenieur. Bereits während meines Studiums, irgendwann im letzten Jahrtausend, habe ich begonnen, Programme zu entwickeln, um aufwendige Berechnungen für Ingenieure effizienter zu gestalten. Damals habe ich gelernt, wie wichtig es ist, aus Daten verwertbare Informationen zu machen, die die Entscheidungen erleichtern. Im Jahr 2000 war ich Gründungsmitglied eines Startups, in dem wir ein sehr umfassendes Service Management Tool entwickelt haben. 2009 fusionierten wir mit der Matrix42, das Tool wurde dort weiterentwickelt und ist heute als Matrix42 Enterprise Service Management bekannt. Vor 10 Jahren bin ich zur Consulting4IT gekommen. Nach insgesamt 14 Jahren beim Softwarehersteller war mir der Perspektivwechsel wichtig, also wieder näher an meine Kunden zu rücken und sie dabei zu unterstützen, ihre Abläufe zu optimieren und natürlich auch Mehrwerte aus den eingesetzten Tools zu ziehen.

Was unterscheidet dich zu Menschen, die in ihrem beruflichen Werdegang direkt in die IT eingestiegen sind?

Vielleicht wäre es einfacher gewesen, das Know-how in einem IT-Studium direkt zu erwerben? Wer jetzt studiert, lernt gleich, worauf es heute ankommt, steht aber auch einer riesigen Komplexität gegenüber. Das gab es damals schlichtweg noch nicht. Die meisten Dinge sind ja erst danach erfunden worden. Dafür durfte ich an der ganzen Entwicklung teilhaben und über die Jahrzehnte Wissen und Erfahrungen erarbeiten – nicht nur zu IT-Themen, sondern auch hinsichtlich konkreter Anwendungsfälle in langjähriger Projektarbeit. Ich durfte sehr viele Perspektiven kennenlernen und herausfinden, was wirklich gebraucht wird und was nur der sprichwörtliche Schmuck am Nachthemd ist.

Was begeistert dich an deiner Arbeit zum Thema Daten und Datenanalysen?

In der Datenpflege ist es häufig so: Du siehst den Wald vor lauter Bäumen nicht – ganz egal, ob du nun Ticketdaten bearbeitest, Vertragsdaten pflegst oder fleißig Lizenzen erfasst. Man arbeitet in der Regel an den Details. Aber dann kommt irgendwann jemand und will eine Übersicht oder eine Aussage zu Budgets, beispielsweise mit welchen Kosten bei einem bestimmten Vertragsthema im übernächsten Jahr zu rechnen ist. Du weißt, dass diese Infos irgendwo in der Anwendung stecken. Aber du kannst sie nicht greifen. An dieser Stelle helfen wir. Wir ziehen die relevanten Daten aus dem System, und bereiten sie so auf, dass der Kunde seine Entscheidungsgrundlage erhält. Es macht großen Spaß, diese Transparenz zu schaffen und zu sehen, wie begeistert die Kunden sind, wenn sie plötzlich erkennen: ‚Wow, das alles steckt in unseren Daten!‘

Auf dieser Basis hast du unter anderem maßgeblich zur Entwicklung unseres Matrix42 Add-ons Analyse Depot beigetragen. Was ist das Analyse Depot genau und wie funktioniert es?

Kurz gesagt: Das Analyse Depot beantwortet Fragen, die man sich immer schon gestellt hat, auf die man aber in der Matrix42-Oberfläche keine einfache Antwort findet. Es basiert auf Microsoft Power BI und bietet interaktive Dashboards, die sich intuitiv bedienen lassen. Wir haben dafür ein Datenmodell entwickelt und Algorithmen erstellt, die die Daten anreichern, so dass sie aussagekräftig und einfach zugänglich werden. Das Beste: Kunden können das Analyse Depot bereits mit der kostenlosen Power BI Desktop-Version nutzen, wodurch der Einstieg niederschwellig bleibt und keine riesigen Lizenzkosten anfallen.

Das Analyse Depot liefert also Antworten auf Fragen, die nicht ohne Weiteres aus Matrix42 heraus beantwortet werden können. Welche Fragen sind das und in welchen Bereichen unterstützt es ganz konkret?

Das Analyse Depot bietet erhebliche Mehrwerte in allen Anwendungsbereichen des Enterprise Service Managements. Beispielsweise im Lizenz- und Vertragsmanagement.

Im Lizenzmanagement unterstützt es die Datenpflege und liefert kompakte Übersichten über relevante Daten. Schließlich sind viele Einstellungen, die die Lizenzbilanz beeinflussen, über verschiedene Bereiche im Enterprise Service Management verteilt. Mit dem Analyse Depot ziehen wir diese Informationen zusammen und zeigen auf einen Blick: Sind alle Produkte korrekt konfiguriert? Welche Lizenzen laufen bald aus? Welche Produkte habe ich versionsgebunden lizenziert? Welche habe ich zeitgebunden lizenziert? In welchem Quartal laufen welche Abos aus? Hieraus kann ich also ableiten, ob ich mich um eine Neubeschaffung oder um Nachkäufe kümmern muss. Laufen Lizenzen unbemerkt aus, kann es sein, dass die jeweilige Software auf einen Schlag nicht mehr nutzbar ist. Das will man natürlich unbedingt vermeiden.

Im Vertragsmanagement liegt ein Fokus auf der Kostenbetrachtung. Das Analyse Depot hilft dabei, den finanziellen Bedarf aus Verträgen zu prognostizieren, sei es für das aktuelle oder auch das übernächste Geschäftsjahr. Dabei sieht man die Verteilung auf die verschiedenen Kostenarten, Kostenstellen usw. Wenn Kunden die Ist-Kosten ins Vertragsmanagement importieren, können sie im Analyse Depot sehen, ob die Ausschöpfung dem Plan entspricht oder es Abweichungen gibt. So können sie effektiver planen, die Vorgänge überwachen und etwaige Engpässe früh erkennen.

Das Analyse Depot hilft also den Menschen, die für die Datenpflege zuständig sind, weil sie ihre Daten damit leichter auf Vollständigkeit und Richtigkeit kontrollieren können. Und es macht die IT-Verantwortlichen handlungsfähig, denn sie müssen nicht auf Auswertungen aus dem Controlling warten, sondern können proaktiv handeln.

Also ein echter Mehrwert in Sachen Transparenz und Effizienz. Wie kam denn die Idee zustande, ein solches Add-on für Matrix42 zu entwickeln?

Die Idee entstand aus der Praxis. Wir Berater wurden häufig mit Fragen konfrontiert, die sich nicht direkt aus der Matrix42-Benutzeroberfläche beantworten ließen, obwohl die Antworten in den Daten steckten. Im Laufe der Zeit haben wir festgestellt, dass es oft die gleichen Fragen waren, die unsere Kunden beschäftigten. Beispielsweise: „Welche Kosten verursachen meine Verträge in den nächsten Jahren?“ oder die Gretchenfrage: „Sind meine Stammdaten qualitativ gut genug?“ So entstand die Idee, ein Add-on zu entwickeln, das die jeweiligen Antworten auf Knopfdruck aus dem Datenbestand ermittelt. Wir bauten also die entsprechenden Datenbankabfragen, das passende Datenmodell und die nötigen Algorithmen, um die Antworten auf viele gängige Fragen schnell und übersichtlich visualisieren zu können.

Kann das Analyse Depot darüber hinaus auch an individuelle Kundenanforderungen angepasst werden?

Wenn Kunden spezielle Fragestellungen haben, die nicht im Standardumfang des Analyse Depot enthalten sind, setzen wir uns mit ihnen zusammen, um eine individuelle Lösung zu besprechen. Manchmal gibt es mehrere Wege, auch im Tool selbst, um die Antworten zu finden. Dabei bewerten wir, ob die Anfrage ein spezifischer Einzelfall ist, oder ob ähnliche Anfragen auch von anderen Kunden vorliegen bzw. ob das Thema auch für andere Kunden relevant wäre. In dem Fall prüfen wir, ob das Thema in den Produktstandard aufgenommen werden kann. Das Analyse Depot wird also laufend weiterentwickelt. Allerdings achten wir darauf, dass wirklich nur Themen mit einfließen, die für viele Kunden relevant sind. Schließlich soll die Anwendung weiterhin übersichtlich und performant bleiben.

Was zeichnet das Analyse Depot im Vergleich zu anderen Tools aus?

Viele Tools können einfache Datenvisualisierungen erstellen. Auch die neueste Version des Matrix42 Enterprise Service Managements bietet verbesserte Möglichkeiten, Daten beispielsweise in Balkendiagrammen darzustellen. Wenn man allerdings neue Erkenntnisse gewinnen und konkrete Antworten auf bestimmte Fragen ermitteln möchte, hilft das nicht unbedingt weiter.  Hierfür muss man die Bedeutung der Daten in der Datenbank verstehen, diese in Beziehung zueinander setzen und im Kontext bewerten können. Und dafür wiederum benötigt man ein sehr tiefgreifendes Knowhow in Matrix42, dem man dann

noch eine Portion Mathematik hinzufügt. So tief können viele unserer Kunden gar nicht in die Daten einsteigen. Wir kennen das Datenmodell im Enterprise Service Management seit Jahrzehnten und wissen, wie die Daten miteinander in Beziehung stehen. Dieses Wissen nutzen wir im Analyse Depot, um komplexe Zusammenhänge transparent zu machen und aussagekräftige Erkenntnisse zu liefern.

Brauchen die Kunden denn dann überhaupt noch Berater?

In der Consulting4IT teilen wir unser Know How mit unseren Kunden auf allen Ebenen. Egal, ob wir Tools wie das Analyse Depot bereitstellen, Projektarbeit machen oder natürlich auch in unserer Academy Trainings geben. Wir bieten ja auch selbst entwickelte, praxisnahe Trainings zu allen Themen im Enterprise Service Management an – zu einigen gleich mehrere. Wenn unsere Kunden zum Beispiel lernen möchten, wie Lizenzmanagement mit Matrix42 im Detail funktioniert oder wie man Workflows baut, bringen wir es ihnen bei. Und trotzdem – oder vielleicht auch gerade deshalb – sind wir als Berater sehr gefragt.

Viele Informationen aus dem Analyse Depot sind für unsere Kunden, die ja schließlich Fachleute in ihren Bereichen sind, selbsterklärend. Wir werden hinzugezogen, wenn es darum geht, neue Themenbereiche für das Enterprise Service Management zu erschließen oder Prozessoptimierungen zu entwickeln. Dafür bringen wir viel Erfahrung mit und können natürlich auch in der Umsetzung sehr effizient arbeiten. Offenbar brauchen unsere Kunden also durchaus noch Berater und nehmen unser Angebot gerne in Anspruch. Das wär‘ ja sonst auch schade, oder?

Fazit: Analyse Depot ist mehr als ein Tool

Das Analyse Depot ist ein umfassendes Analyse-Tool, das für alle Bereiche im Matrix42 Enterprise Service Management Datenanalysen bietet. Von der Datenpflege bis zu Entscheidungshilfen für die IT-Verantwortlichen: Es macht komplexe Zusammenhänge sichtbar und liefert Antworten, die mit herkömmlichen Mitteln oft schwer zugänglich sind.

Bengts Geschichte zeigt jedoch auch, wie viel Leidenschaft und Projekterfahrung in die Entwicklung unseres Add-ons mit eingeflossen sind. Ein Erfahrungsschatz, der nicht nur im Tool selbst steckt, sondern unseren Kunden auch in Form unserer Beratungsdienstleistung und unserem Trainingsangebot laufend zugute kommt.

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