Asset Management
Asset van Helsing - Kampf den Datenleichen
Assetmanagement: Jeder kennt es, jeder hat es, keiner macht es. Zumindest nicht, so, wie er sollte. Und dabei ist es doch angeblich so wichtig. Und jedes Assetmanagement-System verspricht, es sei doch alles so einfach. Wieso sind dann aber ständig alle Daten veraltet? Wieso macht es keiner richtig? Lasst uns über die vergessenen Assets sprechen, über all die zahllosen Datenleichen. Und darüber, wie man sie wiederbelebt.
Da liegen sie – abgeschoben, verstaubt, vergessen. Zur ewigen Nutzlosigkeit verdammt. Anonyme Geräte, nagelneue Laptops, einsame Mausfamilien unter Bergen an Kabeln. Kartons voller Bildschirme, einst von blinkendem, bunten Leben erfüllt. Im System sind sie gelistet. Vielleicht. Vielleicht auch nicht. Irgendwie sind sie verschütt gegangen und keiner wusste mehr, wo und was und wann. Und so wurden sie einfach blindlinks ersetzt. Sie sind lebende tote Assets. Totes Kapital.
Die Problematik im Assetmanagement zusammengefasst
- Vernachlässigung des Assetmanagements in vielen Unternehmen
- Häufige Existenz veralteter und vergessener Assets, die "Datenleichen" darstellen.
- Sprunghafte Bewegungen und ungenaue Verfolgung von Assets in modernen Unternehmen.
- Hohe Kosten, die durch mangelndes Assetmanagement und Fehlinvestitionen entstehen.
- Notwendigkeit eines effizienten Assetmanagement-Prozesses, der von allen Mitarbeitern unterstützt wird.
Sprunghafte Assets und Leichen im Keller
Klar, man sagt, jedes Unternehmen hat eine Leiche im Keller. Aber gleich so viele? Wie kommt es dazu? Wie kann es sein, dass teuer angeschaffte Geräte einfach im Off verschwinden? Verflucht, ein untotes Dasein in muffigen Lagerräumen zu fristen? Allenfalls wiederbelebt durch einen vom fehlerhaften Asset-Management genervten Kollegen, der auf der Suche nach einem Kabel versehentlich über sie stolpert. Und dabei gleich noch einen dritten Bildschirm für sein Büro mitnimmt. Aus den Augen, aus dem Sinn.
Doch einmal von derlei Machenschaften abgesehen, sind die Assets in modernen Unternehmen ohnehin ganz schön sprunghaft geworden. Ständig wechseln sie Plätze und Besitzer, keines bleibt mehr, wo es ursprünglich so liebevoll platziert wurde. Da werden Laptops mit ins Homeoffice geschleppt. Und Office-Tablets an den Strand von Bali – natürlich für die ‚Workation‘.
Ganz schön schwer, das als Field Manager stets im Auge zu behalten und alles gewissenhaft aufzuzeichnen. Denn so flexibel und agil kann der gar nicht sein. Schon klar. Und die IT hat selbstverständlich ohnehin immer viel zu tun. Doch wozu hat man denn das verdammte Asset-Management? Das war teuer! Ja, wozu eigentlich…? Kein Wunder, dass IT-Verantwortliche und Field Service resignieren und bei der Erwähnung von Inventur kalte Schweißausbrüche bekommen.
Kostenfalle Totkapital
Aber – Hand aufs Herz – das macht doch keinen Sinn. Mal davon abgesehen, dass bei unzureichender Datenpflege und -aktualisierung nicht nur die teure Asset-Management-Software für die Katz ist. Auch sonst kann das Thema Kosten in diesem Zusammenhang unschöne Züge annehmen. Schließlich verstauben gegebenenfalls Millionen im Lager, während für weitere Millionen neue Geräte angeschafft werden, weil niemand weiß, dass das Benötigte schon da ist. Totes Kapital, Fehlinvestitionen – ein Loch ohne Boden.
Macht man doch mal eine groß angelegte, aufwändige Inventur, kommen im Einzelfall ungeahnte Schätze ans Tageslicht. Meistens sind diese jedoch einfach nicht mehr auffindbar oder längst veraltet. Tot bleibt tot. Wiedergefundenes muss dann eingebucht, Verschwundenes – wo ist es nur hin? – ausgebucht werden. Das Vorhandene muss mühsam manuell eingetippt werden. Ein Zahlendreher passiert da schon mal. Merkt aber keiner. Jedenfalls alles ganz schön anstrengend. Das muss so schnell nicht wieder sein. Oder?
Prozess vor Software
Ganz schön makaber das Ganze, finden Sie nicht? So viel Elend. Aber wie angehen? Wie kann man als Unternehmen wieder Herr – oder Frau – der Lage werden?
Zunächst einmal ist da die Sache mit dem Prozess: Gibt es keinen anständigen Prozess hinter dem Asset-Management, bringt die beste Software nichts. Was ein Asset-Management-Prozess beinhalten sollte, muss hoffentlich nicht mehr erklärt werden. Zur Erinnerung: Anlieferung (Einbuchung), Standortänderung oder Besitzerwechsel (Umbuchung), Ausmusterung (Ausbuchung). Mit einem ordentlichen Asset-Management sollte sich dieser Prozess auch wunderbar abbilden lassen. Ideal ist es, wenn dieser Prozess bei allen Verantwortlichen und Mitarbeitern auch noch mit entsprechenden Regelungen und einer gewissen Bewusstheit für das Thema fixiert wäre. So weit, so gut.
Und doch fehlt es da noch an etwas. Denn die Umsetzung dieses einfachen Grundprinzips lässt, wie beschrieben, nur allzu oft zu wünschen übrig. Wie also kann man den Prozess möglichst einfach umsetzen?
Scan it, Baby!
IT-Assets sind bei aller Digitalisierung immer noch Hardware-Produkte. Denken Sie einmal an Ihren Supermarkt: Wie werden Produkte an der Kasse erfasst? Etwa mühsam eingetippt? Gut, okay, wenn Gabis Dackel den Barcode abgenagt hat, muss das schon manchmal sein. Aber sonst: Wird gescannt! Warum also nicht auch Assets scannen?
Beispielsweise mit einem handlichen Scanner, der die Gerätenummern erfasst und die zugehörigen Assets direkt ins Assetmanagement-System überträgt. Stellen Sie sich das einmal vor: Direkt bei der Anlieferung neuer Geräte – zack, gescannt und schon im System erfasst und mit der Soll-Liste des Lieferanten abgeglichen. Eins zu wenig? Direkt reklamieren.
Ongoing – Inventur als Nebensache
Weiter geht’s zu Schritt zwei, der Umbuchung. Wie wäre es mit einer regelmäßigen Aktualisierung, quasi im Vorbeilaufen? Und das geht so: Ist der Fieldservice beispielsweise ohnehin im Gebäude unterwegs, um die Störung am Bildschirm von Lieschen Müller zu beheben, kann er nebenbei auch noch die Geräte im Raum scannen – Stichwort „Ongoing Inventur“. Alternativ kann dies auch zu regelmäßigen Stichtagen erfolgen, beispielsweise durch einen Werkstudenten oder Auszubildenden.
Den Scanner im Anschlag geht es den untoten Assets jetzt an den Kragen. Denn, wenn man jedes Büro und Lager mit einer Barcode-Beschilderung versieht, geht das plötzlich ganz einfach. Beim Eintreten in den jeweiligen Raum wird dieser gescannt und im mobilen Asset Management aufgerufen. Durch Abscannen der vorhandenen Geräte kann anschließend geprüft werden, ob der Bestand im Raum aktuell ist oder etwas umgebucht werden muss. Aufwändige Großinventuren mit grauenvollen Datenleichenfunden oder schrecklichen Fehlbeständen sind damit passé.
Jedes noch so kleine Assetchen ist plötzlich wieder auf dem Schirm, brav hinterlegt und genau verortet. Wird es gebraucht, kann es gefunden werden - Für ein erfülltes Asset-Leben, das während seines gesamten Asset-Lifecycles respektvoll begleitet wird. Bis zu seinem natürlichen Ende. Und selbst dann verschwindet es nicht in traurigen dunklen Ecken, nein! Stattdessen kann es zur Ausmusterung ein letztes Mal gescannt, ausgebucht und ordnungsgemäß entsorgt werden. Damit es vielleicht im Recycling-Kreislauf als neues Asset das Licht Welt erneut erblickt. Halleluja.
Die drei Säulen des Asset-Managements
Prozess, Software, Scanner – Drei Säulen eines funktionierenden Asset-Managements in der modernen Arbeitswelt. Mehr braucht es nicht. Aber auch nicht weniger. Sagen Sie dem Asset-Grauen den Kampf an – gegen Asset-Untote und für einen würdevollen Asset-Lifecycle. Amen.
Lösungsansätze für funktionierendes Assetmanagement auf einen Blick
- Etablierung eines klaren und effizienten Assetmanagement-Prozesses.
- Verwendung von Scannern zur Erfassung und Verfolgung von Assets
- Implementierung einer "Ongoing Inventur" zur regelmäßigen Aktualisierung von Assetdaten.
- Beschilderung von Büros und Lagerräumen mit Barcodes, um die genaue Verortung der Assets zu erleichtern.
- Abschaffung aufwändiger Großinventuren und Vermeidung von Datenleichen.
- Integration von Prozess, Software und Scanner als die drei Säulen eines effizienten Assetmanagements in modernen Arbeitsumgebungen